تعرف على مراحل عملية إدارة المشاريع الخمس

الوكيل الاخباري - هناك العديد من العوامل التي تلعب أدوارًا بارزة في نجاح أي مشروع، ومن أهم تلك العوامل إكمال دورة حياة المشروع بمراحله بالترتيب، إذ يتم التخطيط لكل مرحلة ووضع أهدافها، وهو ما يمكّن مديرو المشاريع من تتبع تفاصيل كل مرحلة طوال فترة الدورة، ومن ثم إدارة المشروع وتنظيمه والانتهاء منه في الموعد المُحدد سلفًا، وفي هذا المقال نتناول مراحل المشروع الخمسة.

عمليات ادارة المشاريع:

عمليات إدارة المشاريع هي سلسلة المراحل التي يمر بها المشروع منذ البدء فيه وحتى الانتهاء منه، وهي العمليات التي توفر إطارًا لتنظيم وإدارة مختلف الوظائف والمهام التي ينطوي عليها المشروع، فضلًا عن دورها في تنظيم الجداول الزمنية والموارد، بما يساعد على إنجاز المشروع وفقًا للميزانية والإطار الزمني المُحددين.

وتشمل مراحل المشروع الخمسة ما يلي:

- مرحلة بدء المشروع

 تُعد هذه المرحلة أولى خطوات إدارة المشاريع، وفيها يحدد مدير المشروع المشكلة، ومن ثم يقيم ما إذا كان من المفيد إيجاد حل قائم على هذا المشروع.

وتشهد هذه المرحلة قيام القائمون على المشروع سواء مديره أو فريق العمل بتحديد المشروع وأهدافه والموارد المطلوبة لتنفيذه، وما إذا كانت هناك قيود مُحتملة يمكن أن تظهر في أي مرحلة من مراحله، والوقت الذي سيستغرقه المشروع، إضافة إلى تحديد ميزانية المشروع وجميع أصحاب المصلحة.

وخلال مرحلة بدء المشروع، يقوم مدير المشروع بإعداد دراسة جدوى لتحديد فرص نجاح المشروع بالنظر إلى المعلومات الموجودة حول الميزانيات والموارد وقدرة الشركة على تنفيذ مشاريع مماثلة في الماضي.

وبالاستناد إلى المعلومات المذكورة في دراسة جدوى المشروع، يقوم المدير بإعداد تقريرًا ورفعه إلى القادة وأصحاب المصلحة، ليكون بمثابة الوثيقة الرسمية التي تذكر قيمة المشروع وربحيته.

2- مرحلة التخطيط للمشروع

 تبدأ هذه المرحلة بمجرد توفير الموارد التي يحتاج إليها المشروع وتوضيح أهدافه، وعند التخطيط للمشروع يحلل مدير المشروع احتياجاته وكيفية تلبيتها.

ويجب أن يشمل التخطيط للمشروع أهدافه المحددة القابلة للقياس والتحقيق، والميزانية المُحددة للمشروع والتي تلبي جميع متطلباته من العمالة والموارد الأخرى، إضافة إلى الجدول الزمني للمهام المُقرر تنفيذها في المشروع وتوزيعها على فريق العمل.

ومن أهم العناصر التي يجب تضمينها في التخطيط للمشروع، خطة الاتصال المُتبعة بين أعضاء الفريق، واستراتيجيات وخطط تخفيف المخاطر للتعامل مع أسوأ السيناريوهات.

3- مرحلة تنفيذ المشروع

 في هذه المرحلة يتم البدء في تنفيذ المشروع، إذ يشرع فريق العمل في اتباع خطة المشروع وتلبية احتياجاته، ويقوم كل عضو من أعضاء الفريق بتنفيذ المهمة الموكل بها، فيقوم الجميع بالإنتاج والعمل الفعلي لتحقيق أهداف المشروع.

ومن ناحية أخرى، يقوم مدير المشروع بتتبع أعضاء الفريق من أجل رصد مدى تقدمهم، إلى جانب دوره في تلبية المزيد من الموارد حسب الحاجة، مع قيامه برصد الامتثال لخطة المشروع ومعالجة أي أوجه قصور، ففي حال ظهور أي انحرافات يعمل على حلها مع الفريق، وإذ لم يتوصل معهم إلى حل؛ يقرر إعادة المشروع إلى مرحلة التخطيط.

وينبغي في مرحلة تنفيذ المشروع الحفاظ على التواصل المفتوح بين أصحاب المصلحة فيه، حتى يظل الجميع على إطلاع والتأكد من البقاء على المسار الصحيح.

4- مرحلة رصد المشروع ومراقبته

 في أغلب المشاريع، تتداخل مرحلة رصد المشروع مع مرحلة تنفيذه، وفيها يتم قياس تقدم المشروع وأدائه للتعامل مع أي قضايا تنشأ عن العمل اليومي، ويمكن استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية للتأكد مما إذا كان المشروع يسير على الطريق الصحيح من حيث إنجاز المهام المُحددة وإنجاز المشروع في الموعد المحدد والميزانية، ومدى نجاح الفريق في علاج المشكلات بشكل جذري.

وخلال هذه المرحلة، قد يحتاج مدير المشروع إلى تعديل الجداول والموارد لضمان بقاء المشروع على المسار الصحيح، وكل ذلك وفقًا لنتائج مؤشرات الأداء.

5- مرحلة إغلاق المشروع

 وهي آخر مراحل إدارة المشاريع، وهي تأتي بعد التأكد من رضا جميع أصحاب المصلحة عن نتائج المشروع، ومن ثم يتم القيام بمراجعة أخيرة للمشروع لتحديد أي دروس مستفادة وتوثيق نتائجه.

وتشهد مرحلة إغلاق المشروع الانتهاء منه بشكل رسمي، وذلك عبر القيام بعدة إجراءات وهي:

استعراض شامل لنواتج المشاريع المستهدفة مقارنة بالأهداف الأولية.
الإفراج عن موارد المشروع، مثل أعضاء الفريق أو المعدات وإغلاق الحسابات المالية الخاصة به.
استعراض نهائي للمشروع وإعداد وثيقة ختامية تحتوي على الإنجازات والمشكلات التي طرأت خلال تنفيذ المشروع، مع إيجاز حول أداء المشروع بشكل عام.

ما هي شهادة PMP وعلاقتها بمراحل إدارة المشاريع؟

شهادة PMP هي اختصار لـ "Project Management Professional"، وهي إحدى الشهادات الرائدة في مجال إدارة المشاريع. تقدمها مؤسسة إدارة المشاريع العالمية (PMI)، وتعتبر معيارًا عالميًا معترفًا به لممارسي إدارة المشاريع.

تركز شهادة PMP على مهارات إدارة المشاريع عبر مختلف مراحلها، وهي تشمل ما يلي:

لتخطيط: فهم الأهداف وتحديد المتطلبات ووضع خطط لتحقيق الأهداف بأقل تكلفة ووقت.

التنفيذ: تنفيذ الخطط المطلوبة لإتمام المشروع بالشكل الصحيح وضمن الموارد المتاحة.
المراقبة والمتابعة: مراقبة التقدم والتحقق من أن المشروع يسير وفقًا للخطط المحددة، واتخاذ التدابير اللازمة لتصحيح أي انحرافات.
الإغلاق: إنهاء المشروع بشكل منظم، وتقييم الأداء، وجمع الدروس المستفادة لتحسين العمل في المشاريع المستقبلية.

بالنظر إلى طبيعتها الشاملة والشاملة، فإن شهادة PMP تغطي جميع مراحل إدارة المشاريع، وتعتبر إثباتًا قويًا لخبرة ومعرفة المحترف في هذا المجال.

تعلم مراحل المشاريع في دورات إدارة المشاريع:

انضم إلى دورات ادارة المشاريع اليوم لتتعلم جميع مراحل تنفيذ المشاريع بنجاح! ستحصل على فهم عميق للخطوات الأساسية في التخطيط، والتنفيذ، والمراقبة، والتقييم. ستتعلم كيفية تحديد أهداف المشروع، وتقدير الموارد المطلوبة، وتنظيم الجدول الزمني، وإدارة المخاطر، وتقديم التقارير، وأكثر من ذلك بكثير. اكتسب المهارات التي تحتاجها لتحقيق النجاح في مجال إدارة المشاريع وتقدم في مسارك المهني. ابدأ اليوم واستعد لمغامرة جديدة في عالم إدارة المشاريع.

وفي الختام، فإن الحكم على أي مشروع بالنجاح أو الفشل يتوقف على تقديم أفضل النتائج في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية، بعد تنفيذ المراحل المذكورة.